機能リファレンス

1全体の構成と権限

1.1 データの構造

すべての情報はイベントにぶら下がります。イベントを消すと、そのゲスト・レイアウト・座席割当・受付記録も一緒に消えます。 ゲストと座席は別々に管理され、「どのゲストがどの席に座るか」という結び付きだけを座席割当が持ちます。 そのため、席を消してもゲストは残り、ゲストを消しても卓は残ります。

1.2 全体の流れ

通常は次の順に進めます。ただし前後しても構いません。ゲストがいなくてもレイアウトは作れますし、 レイアウトが未完成でもゲストは登録できます。座席割当だけは、ゲストと卓の両方がないと始められません。

1.3 権限 (ロール)

イベントは全ユーザーで共有します。誰が何をできるかはロールだけで決まり、イベントごとの担当者設定はありません。 新しく登録したユーザーは未承認から始まり、この状態ではゲスト情報を含むどの画面も開けません。 権限の変更は、対象のユーザーが次にログインしたときから効きます。

2ログインとアカウント

2.1 操作と作用

2.2 デモアカウント

デモデータを入れて起動した環境には、ロールごとに 3 つのアカウントが用意されます。本番環境では作られません。

3イベント

3.1 画面の役割

ログイン後の入口です。登録されているイベントを開催日の新しい順に並べ、各イベントのゲスト数とステータスを一覧します。 イベント名をクリックすると、そのイベントのゲスト管理へ進みます。

3.2 操作と作用

3.3 ステータスの意味

ステータスは一覧の見分け用の印です。準備中・確定では機能の制限はありません。編集を止める働きはしません。

4ゲスト

4.1 画面の役割

出席者の名簿を作る画面です。1 イベントにつき 1,500 名まで登録できます (GST-002)。 ここで登録した出欠と区分が、座席割当の候補と席次表の並びに影響します。

4.2 ゲストが持つ項目

4.3 操作と作用

5名簿の取込

5.1 画面の役割

出欠フォームの回答や既存の名簿ファイルから、ゲストをまとめて登録します。 CSV (.csv) と Excel (.xlsx) を読み込め、1 ファイル 5 MB までです (CSV-001)。 文字コードは UTF-8 と Shift_JIS を自動で判別します。

取り込みは 3 段階で進み、最後の確認を経るまでデータは書き換わりません。

5.2 二重登録を防ぐ突合

同じ名簿を作り直して取り込み直しても、同じ人が二重に登録されないようにしています。 突合の鍵は「会社名 + 氏名 + ふりがな」で、これで見つからない場合は「会社名 + 氏名」でもう一度探します。 表記ゆれを避けるため、空白は取り除いて比べます。

5.3 操作と作用

6会場レイアウト

6.1 画面の役割

会場の平面図を作ります。ここで置いた卓の席が、そのまま座席割当で選べる席になります。 変更は自動保存されます。保存ボタンを押す必要はありません。1 会場あたり 150 卓まで置けます (LAY-002)。

画面は左のツールパネル、中央の会場図、右の設定パネルに分かれます。 左右のパネルは中央側の端をドラッグして幅を変えられ、ボタンで折りたためます。幅と開閉状態はブラウザに保存され、次に開いたときも維持されます。

6.2 置けるもの

円卓の直径は席数から自動で決まります。手動で 1.0〜4.0 m を指定すると、席数を変えても大きさが変わらなくなります。 「自動」ボタンで元に戻せます。

6.3 操作と作用

6.4 配置を助ける機能

7会場テンプレート

7.1 テンプレートから作る

会場を選び予定参加者数と1 卓あたりの席数 (8・10・12 名掛け)を入れると、必要な卓数を計算して自動で並べます。 参加者数が会場の正餐上限を超える場合は、上限の人数で作ります。

7.2 組込みの会場

ホテルニューオータニ東京の宴会場情報をもとにした会場定義を収録しています。

7.3 千鳥配置の考え方

自動配置は三角 3 点の千鳥を既定にしています。行ごとの卓数を n 卓と n-1 卓で交互にし、各行を配置領域の中央へ寄せることで半ピッチずらします。 高砂に近い先頭行は既定で少ないほうにします。高砂の前を広く取るためです。 「先頭行の卓数を多くする」を有効にすると、この交互の開始位置が入れ替わります。

卓数が足りない最終行は中央へ詰めず、格子の位置を保ちます。詰めると千鳥のずれが崩れ、上下の椅子が重なるためです。 座標は 10 cm 単位で丸めます。50 cm 単位で丸めると、その分だけ卓の間隔が詰まり、計算上は接触しない椅子が重なってしまいます。

7.4 テンプレートの管理

会場の定義はマスタデータにあたるため、作成・編集は管理者だけが行えます。

8座席の割当

8.1 画面の役割

誰をどの席に座らせるかを決めます。画面は左の未割当リスト、中央の会場図、右の卓別リストの 3 つで構成します。 変更はその場で保存されます。左右のリストは画面の高さに合わせて伸縮します。

8.2 3 つの割当方法

どの方法でも結果は同じです。人数や場面に合わせて使い分けます。

8.3 席と会場図の操作

8.4 席の固定

区分が「主賓」「ご来賓」のゲストだけ、席を固定できます。固定した席は一括配置や入替の対象から外れ、 意図しない移動を防ぎます。固定は席をタップして出る帯から切り替えます。

8.5 配席ルール

「この 2 人は同じ卓に」「この 2 人は離す」といった条件を登録すると、違反した瞬間に画面上で知らせます。 ルールに反していても割当は実行できます。出力も止めません (SEA-002)。

8.6 名札表示

「名札表示」を有効にすると、卓の間隔を 2.5 倍に広げ、席から引き出した名札に 会社名 / 部署・役職 / 氏名の 3 行を表示します。当日の卓上札の配置を確認するための表示です。

• 名札は卓のまわりを風車状に同じ向きへ流して置きます。
• 重なる場合は「引き出し線を伸ばす」→「さらにずらす」→「札を詰める」の順に空きを探します。札の間には最低 10 cm の隙間を空けます。
• 引き出し線は席の外枠と同じ会社の色で描き、線同士が交差しない位置を選びます。線はすべての札の下に敷くため、札の上に線が乗りません。
• 名札はドラッグで動かせます。動かした位置は保存され、席の割当は変わりません。
• 「名札位置をリセット」でまとめて自動配置へ戻せます。移動もリセットも座席の履歴に積まれ、元に戻せます。

名札表示の設定は端末に保存され、次に開いたときも同じ状態になります。席次表 PDF の名札表示にも、ここで動かした位置が反映されます。

8.7 色と状態の見分け

9席次表と PDF 出力

9.1 画面の役割

当日配る紙を作ります。画面表示は割当の確認用で、紙はすべて PDF として出力します。 出力する 3 種類は用途が異なります。

9.2 操作と作用

10当日受付とゲスト案内

10.1 当日受付

受付端末で開く画面です。ログインを求めません。イベント一覧の「受付を開く」から開くか、URL を受付端末に渡して使います。

10.2 受付からの席案内

検索結果の「席案内」から開きます。対象ゲストの席を赤枠で強調した会場図を表示し、その場でご案内するために使います。

10.3 ゲストへの座席案内

ゲスト本人がスマートフォンで開く画面です。URL は 128 bit の個人トークンを含み、案内 QR かコピーした URL で渡します。 有効期間があります。

11管理者の設定と記録

この章の 3 画面は管理者だけが開けます。設定はイベントをまたいで共通です。

11.1 ユーザー管理

一覧にはロック状態・自動解除の時刻・連続ログイン失敗回数を表示します。身に覚えのない登録者がいないか、権限が過剰でないかを定期的に確認してください。

11.2 個人情報の保護

保存期間と匿名化

イベントの開催日から一定の日数が過ぎると、そのイベントのゲストの個人情報を自動で消去します。 既定は 1,095 日 (3 年)で、30〜3,650 日の範囲で変更できます。1 日 1 回のバックグラウンド処理と、この画面からの手動実行に対応します。

匿名化で実際に行われることは次のとおりです。

持ち出し設定

個人情報の取扱い記録 (監査ログ)

個人情報に触れる操作を記録し、この画面で操作種別ごとに閲覧できます。 ログには氏名などの個人情報を残しません。当日受付は未認証の画面のため、利用者名の代わりに受付端末名を記録します。

11.3 アプリ設定

席次表の「用紙上部に印字する文言」は、席次表出力の画面から管理者が設定します (9 章)。

付録上限値とメッセージ

A. 上限値と初期値

B. メッセージ一覧

画面に出るメッセージの末尾には、内容を特定するためのコードが付きます。